「理念が浸透しない…」そんな悩みはありませんか？

「うちの経営理念、社員にちゃんと伝わっているのかな？」
「朝礼や会議で重要な話をしたけれど、社内に浸透していない気がする…」

そんな悩みを抱えている経営者の方も、多いのではないでしょうか？

この悩み、もちろん当社でも抱えています。
毎月2回実施する朝礼、年に2回の方針説明会。
その都度、社長は理念や経営方針について伝えているものの、

「経営理念と仕事の関連性が分からない。」
「言葉は理解したけど、具体的にどう行動すればいいか分からない。」
「経営陣の考えていることが分からない。」

そんな声が社員からきこえる事もあり、もどかしさを感じていました。

社長の想いを届けるために―私たちが試してみたこと

そこで、今回はいろいろな場面で発した”社長の声”を登録し、
社員がふとした質問や悩みをチャットで相談したら、
社長の言葉や経営理念をもとにしたアドバイスが返ってくるような、
そんな「社長のChatbot」があったらいいな・・・と思い、
作ってみました！
今回は、題して「社長bot」の作り方、特別にご紹介します。

色んな質問に上手に勝手に回答してほしいので、最近当社のお気に入りChatGPTの力を借ります。
その中でも「GPTs」を利用します。これは、ChatGPTをカスタマイズできる機能のこと。
GPTsを使用することで、オリジナルのチャットボットを作り公開できます。
ただ、重大な注意点が！
この機能、有料アカウントを契約しないと利用できません。
ちなみに、当社はChatGPT Teamプランを契約しています。
このプランは、チームや組織での利用を想定しており、コラボレーション機能やユーザー管理、データ保護など、組織的な活用に必要な機能が充実しています。
組織での導入を検討するなら、おすすめです！

私たちが試した「社長bot」の作り方

Step 1：作成画面を開く

まずは、メニュー画面の、「GPTを探す」ボタンをクリック。

Step 2：作成するボタンを押す

次に「作成する」をクリックし、Chatbotを作成する画面に進みます。
※ChatGPTsをここから作っていきます。

Step 3：チャット形式で設定を進める

ここからは、ChatGPTとの会話形式で作成が進みます。

※ポイント！：最初は英語の表記になっていることが多いので、「日本語でサポートしてください」と
はじめに質問すると、日本語でサポートしてくれます。

まずは、Chatbotの名前を決めや、アイコンを作る会話から始めます。
提案されたアイコン画像が、「イメージと違う・・・」と思ったら、
「もうすこしかわいい見た目で」「ブランドカラーを使って」というような要望を伝えると、
すぐに調整してくれます。

続いて、「こんなChatbotを作りたい」と伝えながら、会話を進めていきます。

• どんな目的か
• どんな情報を教えたいか
• どんな口調で答えてほしいか

など、会話をしながら、設定していきます。
特に難しい設定はありません。あくまで会話ベースです。

ポイント！
・「社長の想いを大事にしたい」「社員が安心できる言葉遣いにしたい」など、
　温度感も伝えると、温度感にあった回答を正確にできるChatbotになります。
・AIがより具体的に回答ができるように、理念に関する資料、朝礼での社長の話の議事録なども
　データで追加すると、理念や方針に合わせた回答をしてくれるようになります。

Step 4：カスタマイズ設定を整える

次に、「構成」というバーをクリックします。

「構成」画面には、会話をしながら作成した、Chatbotの設定が反映されています。
この画面で、Chatbotのベースとなる指示文や、会話のトーンなど、細かく修正することができます。

Step 5：公開範囲を”非公開”に設定

安心して社内限定で活用したい！という方は、「非公開設定」にすることもできます。
「作成する」の画面に戻り、会話で依頼しましょう。

Chatbotを作成する流れは、以上です。
それでは、実際にChatbotに質問してみましょう！

「社長のChatbot」に質問してみた。

社員が困った時に、Chatbotに相談することをイメージして、
Chatbotに「仕事でミスをしてしまいました。どうすれば良いか分かりません。」と投げかけてみます。

すると、このように回答がありました！

なんだか、やさしい先輩にやさしくアドバイスをもらった気分になりました！
これはなかなかよいかもしれない・・・

Chatbotを作ってみた感想

今回のチャットボットはあくまで個人ユース。
これとは別に実は当社ではマネージャー向けには同じようなチャットボットを作成し
運用しています。
ちょっとしたことを聞くと、「本当に社長がいいそうなことを言ってくる！」
と評判です。

まだまだ試運転中のチャットボットですが、
例えば、
・経営層に直接相談するよりも、チャットなら社員が気軽に相談できる。
・社員自らが質問するので、トップダウン型の押し付けにならず、アドバイスを受け入れやすい。
・優しく丁寧な言葉で教えてくれるので、気持ちよく相談ができる。
・「理念」を交えて会話してくれるので、自然に理念浸透ができる。
といったメリットがあるのではないかと感じました！

まとめ

「理念をどう浸透させていけばいいのか？」
私たち自身、まだまだ試行錯誤の真っ只中です。
この問いに、明確な正解はありません。

生成AIなどを活用しながら、日々様々な実験を重ねています。
もし同じような課題を感じている方がいれば、ぜひ一緒に、頑張りましょう！

これからも、当社で試した事例を随時、デジハタでご紹介をしていきたいと思いますので、
ぜひ引き続き、チェックしてくださいね。

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