「面接日程調整」って、かなり大変。

採用担当の皆さんなら、一度は感じたことがあるのではないでしょうか。
「面接日程の調整って、意外と時間と手間がかかる…」
私たちも同じ悩みを抱えながら、日々の採用業務を行っています。

面接調整には、以下のような負荷があるといわれています。

1.時間と労力:
候補者からの日程希望の確認、面接官のスケジュール確認、日程調整の連絡、調整結果の確認などの作業に時間がかかる。
複数の候補者や面接官のスケジュールを合わせる必要がある場合、さらに負担増！
2.情報漏れとミス:
担当者が手作業で調整する場合、ダブルブッキングや誤った時間を伝えるなど、ミスが発生しやすい。
3.選考期間の長期化:
調整に時間がかかり、選考期間が長引くと、候補者が他の企業の選考にシフトしたり、選考を辞退する可能性が・・・
4.コミュニケーションの負荷:
候補者や面接官との間で、日程調整に関するやり取りが頻繁に行われるため、コミュニケーションの負荷も・・・

まとめると！採用業務の中でも日程調整は、単純作業の割に非常にストレスになる業務の一つと言えます。

ほぼ１人採用担当が“自動化”に挑戦

当社は、ほぼ１人体制で採用業務を行っており、
候補者とのやり取りは基本的に、個別でメール対応でした。
そのため、情報の行き違いや、返信の見落としも起きやすくなっていました。

そこで当社では、素早く・ミスなく・簡単に面接調整できる仕組みを求めて、
スケジュール共有ツールの導入を検討しました。

いくつか試した中で、最も効果的だったのが 「Microsoft Bookings」 です。

ここからは、私たちが「Microsoft Bookings」を使って、
面接日程調整をほぼ「自動化」した方法についてご紹介します！

Microsoft Bookingsで、面接日程調整を行う方法

Microsoft Bookingsとは、スケジュール調整のためのサービスです。

主にMicrosoft Bookingsでできる機能

• ・オンライン予約
• ・予約の確認メールやリマインダーの送信
• ・予約の変更やキャンセルの管理
• ・アサインされた社員の予定表に更新

予約を受ける際の詳細や予約のための条件を簡単にカスタマイズでき、予約をする側と予約を受ける側の両者の手間を効率化できるのがポイントです。
当社では全社的にOffice365を導入していることから、活用してみました！

実際の手順は以下の通りです。

（１）まずはMicrosoftBookingsに「サインイン」。
（事前にOffice365のご契約が必要です。ぜひ当社にご相談ください。）

（２）共有予約ページを作成し、「サービス」というボタンをクリックします。

（３）次に、「新しいサービスの追加」というボタンをクリックします。

（４）基本情報を上から順に入力します。

（５）「空き時間のオプション」から、面接の候補日を設定します。

（６）予約ページにアクセスし、候補日が反映されたかどうかをチェックします。

予約ページにアクセスすると、登録した候補日が反映されました！

それでは次に、作成した画面で、実際に面接を予約してみます。

赤枠を記入し、予約ボタンを押すと、
その直後に自動でTeamsのURLと、面接日時のメールが届きました！
このメールは、設定した管理者側にも届き、Teamsに自動でスケジューリングされます。

求職者とメールでやり取りしなくてもスケジュール調整が完了しました！
管理者側の「通知」機能では、予約完了時に面接のお知らせを配信することも可能。
さらに、リマインドメール機能もあります。
利用次第で、日程調整メールにこのURLを貼りつけるだけで、当日までもう作業不要です。

また、「メールでのフォローアップ」機能を使えば、
必要に応じてお礼メールを自動で送る設定も可能です。

「Microsoft Bookings」で実現出来たこと

Microsoft Bookingsを使えば、少ない工数で、スピーディに面接調整をする事が可能になります。
「採用担当者は事前に候補日と時間帯を設定して、候補者に予約ページのURLを送付するだけ。」
「候補者側は共有されたURLから、空いている枠を選んで、メールアドレスと名前を入力するだけ。」
その操作だけで予約が確定し、以下のような必要なお知らせが、自動で候補者に送付できます。

• ・Microsoft Teamsの面接URLの自動発行、自動通知
• ・面接案内メールの自動送信
• ・面接後のお礼メールの自動送信

面接調整を自動化したことで、連絡ミスや確認作業はほぼゼロになり、
候補者は、予約した直後に案内を受け取れるため、企業の印象アップにも効果的でした！

Office365で、業務環境の見直しをしませんか？

日程調整を自動化するなら、「Microsoft Bookings」がおすすめというのは上記の通り。
でも、Office365には他にもいろんな魅力的なアプリがいっぱいです。

2025年10月には Windows 10のサポート終了 も予定されており、
この機会に、PC環境や業務フローの見直しをする企業も増えています。

Microsoft Bookingsは、Office365またはMicrosoft365に加入していれば、すぐに利用可能です！
Windows 11への移行に合わせて、ぜひOffice365を導入し、業務の効率化を検討してみて下さい！

当社では、Office365の導入や活用、Windows11への移行に関するご相談も承っています。
ぜひお気軽に 中部事務機株式会社 までお問い合わせください。（https://www.cbm.co.jp/）

• TAG :
• #Office365
• #DX
• #総務人事
• #岐阜
• #愛知
• #中小企業
• #採用