議事録って、地味にしんどくないですか？

会議中は「聞く・理解する・まとめる」を同時進行。
メモに必死で話が頭に入ってこなかったり、あとで見返して
「これ誰の発言？」「何の話だっけ…？」ってなること、よくありますよね。

そして、本当の戦いは会議が終わったあとの議事録作成。
「情報が多すぎて整理できない」、「要約しすぎて薄くなる」、「書き方が人によってバラバラ…」
気づけば、1時間の会議なのに議事録に2時間かかってる、なんてことも。

実は当社でもまったく同じ悩みを抱えていました。

会議中は、メモに追われて議論に集中できなかったり、
あとから議事録をまとめるのに想像以上の時間がかかったり。

議事録作成が負担になることで、
本来もっと大切な考える時間や次のアクションに進む時間が削られてしまう。
このままでは良くないよね、という声が社内でも上がるようになりました。

そこで私たちは、「議事録作成をもっと楽にできないか？」と考え、
いくつかの方法やツールを試してみることにしました。
その中で出会ったのが、全自動議事録AIツール「YOMEL（ヨメル）」です。

実際に使ってみると、「議事録のハードルって、こんなに下がるんだ…」
と感じるほど、驚くほどスムーズに議事録が作れるようになりました。

YOMELってなに？どんな事ができるの？

まず、「全自動議事録AIツールってなに？」と思われる方も多いかもしれません。
通常、議事録は「会議の内容を文字おこし」→「文字おこしの内容を議事録形式に整える」ということを手作業で行いますが、全自動議事録AIツールは、会議中の発言を自動で文字おこししてくれます。
YOMELは、対面やオンライン会議の会話を自動で文字お越し、さらに議事録も自動で作成し、参加者への共有も、URLで簡単にシェア出来ます。（※自動で作成したあとの議事録のチェックや、加筆・修正は手作業で行います。）

音声の文字おこしなど、ワンクリックで操作できる機能があり、
誰でも・どんな会議でも・すぐに使えるのが特徴です。
特別な専門知識も必要ありません！

YOMELを社内で使ってみて感じた変化

実際に、社内の会議でYOMELを使い始めてから、
一番大きく改善したのは 「議事録にかかる時間」と「気持ちの負担」 でした。
これまではメモを見返しながら文章を整えて、抜けている部分を思い出し…
という作業に、思っている以上に時間とエネルギーを取られていたんだと思います。

実際にYOMELを使用した社員からは、

• ・会議に集中でき、発言ができるようになった
• ・決定事項やネクストアクションを参加者にすぐ共有でき、業務効率やスピードが上がった！
• ・会議後すぐに「決定事項」「ToDo」が分かり、最終確認だけで済むようになった
• ・質問と回答が話者ごとに整理されるので、議事録作成の工数が大幅に減った

などの声が広がり、「ゼロから議事録を書く」よりも、
「YOMELの議事録をそのまま使う」「出来上がった議事録を少しだけ整える」作業に近くなりました。

また、負担が減ることによって、

• ・議事録作成が、前より早く終わるようになった
• ・会議の振り返りがしやすくなった
• ・議事録係をお願いされても、前ほど身構えなくなった

というような、“気持ちの余裕”も感じられるようになりました。

さらに、単なる負担軽減だけではなく、
「決定事項やToDoがすぐにわかるため、案件の進捗スピードがアップした」という声もありました。

YOMELを使った社員を対象としたアンケートでは、
「YOMELを使って満足している」「議事録作成の時間が30分〜1時間以上減った」 と
回答した人がどちらも 8割を超える結果に！！

まとめ

議事録づくりって、正直大変。
時間もかかるし、気も張るし、できれば別のことに時間を使いたい——

近年ではAI技術の発達により、
こうした“手間のかかる作業”をサポートしてくれるツールも増えてきました。

これからは、全部を気合いと根性でがんばるのではなく、
「任せられるところは、ツールに任せる」 という選択肢を持っておきたいところです。

YOMELのようなAI議事録ツールは、
議事録そのもののクオリティを上げるというよりも、
私たちの 時間と気持ちの余裕を取り戻すための仕組み に近い存在だと感じています。

もし、
「議事録でいつもバタバタしてしまう」
「本当は会議の中身にもっと集中したい」
そんなモヤモヤが少しでもあれば、ぜひ中部事務機株式会社までご相談ください。

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